Vous vous sentez dépassé par les évènements ? Surcharge de travail… tâches ménagères et familiales… imprévus et problèmes de tout ordre à régler… Il arrive parfois que l’on n’y voie plus clair lorsque l’on a trop de choses à traiter en même temps. Pour éviter une situation aussi désagréable, qui impacte clairement votre vie, il est essentiel de mieux s’organiser. Quelques modifications peuvent, en effet, vous aider à disposer d’une vision claire et maîtrisée, qui vous permettra simplement de mieux vivre.
Les principes fondamentaux pour mieux s’organiser
Mieux s’organiser, c’est d’abord prendre conscience…
Oui, mieux s’organiser est d’abord et avant tout une question de volonté… volonté de changer de vie. Il faut donc prendre conscience de cette nécessité pour que celle-ci se concrétise. Dès lors, vous pouvez mettre par écrit vos constats, vos envies et les éléments qui doivent changer. C’est donc d’abord un engagement que vous prenez vis-à-vis de vous-même pour repartir sur de bonnes bases.
Mieux s’organiser pour mieux gérer son temps
C’est l’essence même d’une bonne organisation de sa vie. La gestion du temps revêt donc une importance primordiale. C’est celle-là même qui vous permettra d’accorder du temps pour les priorités, mais aussi pour vous. Ainsi, mieux s’organiser, c’est un gage d’anticipation sur les actions à mener chaque jour et, de fait, pour la semaine.
Dès votre réveil, savoir ce qui vous attend dans la journée simplifie vos actions et vos décisions éventuelles. Commencez, pour ce faire, par noter les actions prioritaires et primordiales. Ce sont les éléments que vous ne pourrez pas reporter. Les autres actions doivent être notées, en tenant compte du temps que chacune d’elles prendra. Faites donc preuve de réalisme et évitez d’établir une liste trop longue et irréalisable. Ceci vous évitera un stress supplémentaire. Dotez-vous d’un agenda ou d’un carnet de bord pour tout y consigner et disposer d’une feuille de route efficace. Prévoyez également un point hebdomadaire pour faire le bilan de la semaine et effectuer des ajustements éventuels sur la routine mise en place.
Cette démarche vous permettra également d’examiner vos projets plus efficacement et plus sereinement. Vous aurez ainsi du temps pour établir un véritable plan d’action.
Bon à savoir : il est important, à ce stade, de bien faire la différence entre importance et urgence. En l’occurrence, une action urgente a souvent tendance à prendre le pas sur une action importante. Pour faire la distinction, notez chaque action en fonction de son degré d’importance ou d’urgence selon le modèle Minsberg :
- n° 1 : tâches importantes et urgentes ;
- n° 2 : tâches importantes, mais pas urgentes ;
- n° 3 : tâches urgentes, mais pas importantes ;
- n° 4 : tâches non importantes et non urgentes.
Vous devrez prendre en compte les tâches importantes, mais pas urgentes, qui deviendront forcément à terme également urgentes.
Procrastinez la procrastination !
La procrastination est une tentation de tous les instants… Face à des tâches chronophages et peu passionnantes, on peut vite être tenté d’abandonner ses efforts. Pour mieux s’organiser, il faut dès le début et sur le long terme ne rien lâcher. Sortez de votre zone de confort et agissez selon toutes vos priorités pour éviter de mauvaises surprises.
Apprendre à prendre du temps pour soi
Une bonne gestion du temps implique du temps pour soi. En étant plus productif, vous gagnez en motivation, en épanouissement et dans un état d’esprit bien différent. Vous apprenez, de cette manière, à vous détendre durant ces instants dédiés. Mieux s’organiser permet également de faire régulièrement le point sur sa vie, les pistes d’amélioration et les points de réussite. Comprendre les sources de stress contribue à engager des actions pour les régler.
Tout ceci vous conduira à affronter les imprévus en étant moins stressé. D’ailleurs, n’hésitez pas à conserver une marge de manœuvre pour disposer d’un temps précieux en cas d’impondérable.
En résumé, vous l’aurez compris, mieux s’organiser, c’est faire preuve d’anticipation pour une gestion du temps optimale. Vous devrez donc disposer d’une vision claire de vos impératifs et vos priorités, pour ensuite réserver du temps pour vous.
Organiser sa vie : quatre méthodes à tester
Quatre méthodes d’organisation sont mises en exergue pour mieux organiser sa vie, tant sa vie professionnelle que personnelle.
La GTD (Getting things done), établie par David Allen, permet de fonder votre organisation sur la gestion des priorités quotidiennes. Pour ce faire, vous devez être à même d’identifier à tout instant une priorité. Dès lors que vous l’avez identifiée, vous devez vous concentrer uniquement sur cette priorité selon sa faisabilité. Ainsi, vous ne vous préoccuperez plus des tâches qui ne sont pas réalisées, mais de celles que vous entreprenez sur le moment même.
Pour y parvenir, il vous faudra définir une priorité, examiner les outils à votre disposition, ainsi que d’autres facteurs comme le temps disponible et votre niveau d’énergie.
Autre méthode intéressante, l’auto-coaching suppose d’étudier différentes solutions face à une situation et d’examiner les avantages et inconvénients de chaque solution. Sur cette base, vous définirez le traitement qui répond le mieux à vos capacités et vos besoins. Pour une action immédiate, vous devrez établir une liste des tâches à accomplir, pour ensuite les trier par ordre de priorité. Cette méthode requiert toutefois une bonne connaissance du développement personnel, pour ensuite réaliser un vrai travail sur soi.
Le mind-mapping, de son côté, permet de se recentrer en organisant chaque idée à l’aide de schémas. Ces schémas s’articulent autour d’un noyau central et des différentes branches qui le composent. Ce côté schématique permet de visualiser très rapidement les différentes actions à accomplir, en fonction de leur priorité, et ce pour n’importe quel sujet, personnel ou professionnel.
Pour gagner un temps précieux, un tri sérieux des e-mails qui polluent allègrement votre messagerie est essentiel. La méthode Trusted Trio permet de trier les e-mails en fonction de leur degré d’importance. Vous pouvez ainsi visualiser les e-mails nécessitant une action rapide, ceux à archiver parce qu’ils ont déjà été traités et ceux en attente d’une réponse ou d’une information. Les e-mails ne nécessitant que peu de temps doivent être traités en premier. Une fois réglés, tous ces e-mails peuvent être archivés.
Notre conseil : ne consultez pas votre boite e-mail toutes les cinq minutes ; préférez plutôt une consultation à heures fixes, afin de ne pas vous laisser perturber.
Mieux s’organiser : pour un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle
L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle peut être problématique lorsque l’on ne sait pas se déconnecter réellement, que ce soit du smartphone ou d’un PC. Parce qu’il est essentiel de prévoir dans une journée du temps pour soi, un équilibre entre les deux pans de votre vie est fondamental. Mieux s’organiser permet justement de trouver cet équilibre.
Apprendre à se déconnecter
Savoir se déconnecter peut être très difficile si vous êtes une personne acharnée de travail. Qui plus est, la technologie, très appréciable pour communiquer, rend cette déconnexion encore plus difficile, si l’on en fait un geste automatique, voire addictif. Or l’absence de déconnexion est non seulement néfaste pour la santé mentale, mais aussi pour l’efficacité, puisque l’on ne dispose plus d’un recul suffisant. Si vous vous reconnaissez dans cette situation, il vous faudra établir une véritable rupture entre la vie professionnelle et la vie privée. N’ayez crainte, les tâches que vous n’aurez pas réalisées la veille vous attendront le lendemain matin. Alors, détendez-vous et accordez à votre vie personnelle l’importance qu’elle mérite.
Prendre du temps pour soi et ses proches
Pour obtenir un équilibre réel entre la vie personnelle et la vie professionnelle, il faut accorder la même importance aux deux parties, car l’une ne peut s’épanouir pleinement sans l’autre. Vous devez donc consacrer du temps à vous-même et à vos proches.
Du temps pour vous
Pensez à une activité que vous aimeriez faire après vos journées de travail ou lors d’une pause. Ce peut être des loisirs, du sport, des soins bien-être, des travaux créatifs et bien d’autres activités encore. Ceci vous permet d’échapper à la routine du quotidien et de vous ressourcer. L’énergie positive qui en découle pourra même être profitable dans votre vie professionnelle. La planification d’une activité en particulier vous aidera également à vous réjouir de cette coupure entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
Du temps pour votre famille et vos amis
Le temps que vous passez en famille ou avec des proches est précieux. Qu’il s’agisse de prendre un repas en famille ou de sortir avec des amis, ces instants vous offrent l’occasion de prendre du recul avec vos ambitions professionnelles. Ne craignez pas de perdre votre temps ; bien au contraire, vous l’optimisez et vous vous donnez l’opportunité de relativiser les problématiques du travail. D’ailleurs, vous pourrez même peut-être trouver des solutions à des questions pour lesquelles vous n’aviez pas encore trouvé une solution.
Prendre des congés peut aussi s’avérer très profitable, que ce soit pour aller voir de la famille éloigner ou visiter un pays exotique. Quelques semaines de vacances casseront le rythme routinier de votre vie et vous donneront même peut-être d’autres perspectives pour une meilleure organisation de votre vie.
Inspirez-vous de votre entourage
Si vous manquez d’idées pour trouver le bon équilibre, vous pouvez vous inspirer de personnes de votre entourage, qui ont réussi à concrétiser cette démarche. N’hésitez pas à observer leur organisation et les interroger sur les démarches que ces personnes ont entreprises pour y parvenir.
À retenir : un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est la clé d’une bonne organisation. Non seulement vous profitez de bons moments, tant lorsque vous êtes seul qu’accompagné, mais en outre, vous vous donnez toutes les chances d’améliorer vos performances professionnelles, grâce à un recul suffisant.
